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MATTIA PELLECCHIA

CENSIMENTO, RIORDINO E INVENTARIAZIONE, SELEZIONE E SCARTO, RICERCHE ARCHIVISTICHE.

Censimento del patrimonio documentale presente e redazione delle schede di rilevazione. Esame della documentazione conservata nei depositi, individuazione dei diversi soggetti produttori e separazione della documentazione appartenente a fondi archivistici differenti. Selezione ed isolamento di documentazione seriale da sottoporre a regolare procedura di scarto e redazione degli elenchi di scarto. Riorganizzazione degli spazi e delle serie successivamente alle operazioni di scarto. Ricollocazione nei locali adibiti ad archivio di deposito della documentazione secondo criteri logici e cronologici, redazione degli elenchi di versamento. Redazione dell’elenco di consistenza della documentazione presente nell’archivio. Informatizzazione dei dati.


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Censimento

    Il censimento consiste in un lavoro di ricognizione e di identificazione sintetica della documentazione di un archivio nello stato in cui si trova, volto a rilevarne i dati essenziali. Attraverso il censimento è possibile ottenere da un sommario elenco di consistenza della documentazione disponibile fino ad uno strumento di reperimento dati che sia maggiormente analitico.

    Il censimento può precedere o sostituire interventi di riordino e costituisce un primo passo, di notevole importanza, per la salvaguardia e l’organizzazione di un archivio. È inoltre la premessa alle operazioni di selezione della documentazione da scartare perché non destinata alla conservazione permanente.

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Riordino e Inventariazione

    L’insieme di tutte le attività necessarie al riordino di un archivio si svolge secondo una metodologia rigorosa, ripartita in tre fasi:

  • La schedatura del materiale documentario, ricostruendo il collegamento che intercorre tra ciascun documento;
  • Il riordino del materiale documentario schedato, secondo un ordine prima logico e poi fisico;
  • La redazione di un inventario, su supporto cartaceo e/o informatico, atto a reperire rapidamente il materiale documentario conservato.

  • L’inventario è redatto scientificamente attraverso la ricostruzione, per quanto possibile, della struttura di un archivio dalla sua formazione, descrivendola secondo i diversi livelli di organizzazione della documentazione. Corredato di note introduttive storico-istituzionali e metodologiche, è uno strumento utile per avere un primo approccio con l’archivio stesso e per effettuare un esame iniziale del materiale documentario conservato.

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Selezione e Scarto

    La procedura prevede la selezione all’interno di un archivio della documentazione che ha esaurito il suo valore amministrativo e non ha valore storico e la successiva predisposizione di un elenco di scarto da sottoporre alla competente Soprintendenza archivistica per il rilascio dell’autorizzazione prescritta a norma di legge. Acquisita l’autorizzazione allo scarto, i documenti vengono sottoposti a distruzione sicura e certificata, o per incenerimento o per triturazione meccanica.

    Forniamo anche consulenza agli enti pubblici che ne sono sprovvisti per la redazione di un “piano di conservazione e scarto”, altrimenti detto “massimario di scarto“, che consiste in un elenco ragionato di singole tipologie documentarie prodotte da ciascun ente nel corso della propria attività, con i relativi tempi minimi di conservazione obbligatoria.

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Ricerche Archivistiche

    Ogni archivio ha caratteristiche proprie, che possono rendere l’accesso alla sua documentazione difficile ai non specialisti. Le stesse difficoltà si possono riscontrare nell’interpretazione dei contenuti disponibili, specialmente se riferibili a documentazione antica.

    Si eseguono su commissione ricerche archivistiche tematiche, svolte presso archivi pubblici e privati, mirate a ricostruire esperienze e vissuto di privati, famiglie, enti.

    Lo studio del contesto storico, unitamente allo spoglio di fonti documentarie, consentiranno di esaudire le richieste con indagini eseguite secondo il più affinato metodo storico/scientifico. Al fine di valorizzare pienamente gli esiti delle ricerche svolte, si realizzano pubblicazioni dedicate e, qualora possibile, copie fotografiche e digitali dei documenti recuperati.

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MATTIA PELLECCHIA

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